سیستم‌دار کردن یا طبقه‌بندی کردن کار به چه معنی است؟ خیلی‌ها درمورد آن حرف می‌زنند و خیلی‌ها هم به دنبال آن هستند اما آیا واقعاً می‌دانند که معنی واقعی آن چیست؟ ما می‌خواهیم ابتدا شما را با مفهوم اصلی سیستم‌دار کردن کار آشنا کنیم و اولین قدم برای ایجاد یک بیزنس موثر و کارامد را برایتان توضیح دهیم.
سیستم‌دار کردن کارتان یعنی داشتن نگاهی انتقادی به کارهایی که تا الان انجام داده‌اید، کارهایی که برای برآوردن وعده‌های کاری‌تان باید انجام دهید و ایجاد یک برنامه برای مرتبط کردن شکاف بین این دو. نتیجه نهایی اینکه، سیستم‌دار کردن کارتان به این معنی است که شما توالی‌هایی منطقی از اتفاقاتی ایجاد می‌کنید که برای شکل‌گیری یک سیستم باید کنار هم جمع شوند. و کار شما متشکل از سیستم‌های مختلفی خواهد بود که همه آنها به طور مجزا و مستقل عمل می‌کنند ولی برای کارایی کلی بیزنس شما به یکدیگر متکی هستند.
به سیستمیک شدن کارتان از این دید نگاه کنید: بیزنس شما به خودی خود «سیستم مادر» است که زیرمجموعه‌هایی دارد مثل بازاریابی، فروش، رشد محصولات، مدیریت، مالی و از این قبیل. در هر یک از این زیرسیستم‌های اصلی نیز، فرایندهای مختلفی وجود دارد که به یکدیگر مرتبط هستند و برای جلو بردن عملکرد کلی سیستم به یکدیگر متکی می‌باشند.
خوب، باید از کجا شروع کنید؟ اولین قدم مهم و لازم برای این منظور 5 جنبه دارد که هر یک را در زیر بررسی می‌کنیم:
مشخص کنید که مسائل و چالش‌های اصلی در کارتان کجاست. اینها بزرگترین نقطه‌های مشکل‌ساز در کار شما هستند و شما را تا جایی خسته می‌کنند که حتی مجبور می‌شوید شب‌ها هم تا صبح بیدار بمانید. مسائل و چالش‌ها لازم نیست حتماً دقیق و خاص باشند و می‌توانند مسائل کلی را نیز در بر بگیرند.
حالا که فهمیدید مسائل و مشکلات اصلی کارتان کجاست، باید لیستی از همه چیزهایی که در کار شما درست پیش نمی‌رود، تهیه کنید. این لیست کمی دقیق‌تر و با جزئیات بیشتر است.
اینجا جایی است که به اطلاعاتی که گرد آورده‌اید سیستم می‌دهید و درواقع آنها را طبقه‌بندی می‌کنید. از مشکلات و مسائل اصلی بعنوان تیتر استفاده کنید و مشکلات دقیق‌تر و خاص‌تر مرتبط را زیر هر تیتر بنویسید. شایان ذکر است که گفته می‌شود در هر فرایند سیستم‌دار کردن، فرایند چرخه عمر مشتری نیز باید در نظر گرفته شود تا ببینید چطور می‌توان آن را طبقه‌بندی کرد و این می‌تواند سیستم ارجح شما برای بررسی باشد.
کار بعدی که باید انجام دهید این است که چرخه‌عمر مشتری را برنامه‌ریزی کنید زیرا این مهمترین مسئله و شاهرگ حیاتی کار شماست. می‌خواهید بدانید که دقیقاً چه بر مشتریان شما می‌گذرد. پس از اول شروع کنید، شاید با یک تحقیق مشتری، از طریق فروش، از طریق پیگیری و … نکات مربوطه را روی ورقه‌های یادداشت چسب‌دار نوشته و به دیوار بزنید. نگران پیدا کردن قسمت‌های مشکل‌دار کارتان نباشید زیرا بعداً نوبت به آن می‌رسد و خیلی راحت می‌تواند حواس شما را از داشتن یک تصور مشخص و واضح از جایی که الان هستید، پرت کند.
بعد باید نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد در کارتان را مشخص کنید، حتی خودتان بعنوان صاحب شرکت. این برای مشخص کردن خطوط مسئولیت لازم است و می‌تواند به تعیین انتظارات بعدی از کارهایی که افراد مختلف باید انجام دهند کمک کند. یکی از بهترین روش‌ها برای این منظور این است که فکر کنید به صورت روزانه، هفتگی، دو هفته یکبار و ماهانه چه کارهایی انجام می‌دهید. اگر کارمندان یا پیمانکارانی دارید که برای شما کار می‌کنند، از آنها بخواهید که نقش خود و کارهایشان را نوشته و مشخص کنند.
تا اینجا قدم اول برای سیستم‌دار کردن بیزنس خود را به اتمام رسانده‌اید. این قدم مهم برای تحلیل وضعیت کنونی کارتان، برایتان مشخص خواهد کرد که روی چه نقاطی باید تمرکز کنید، نقاط ضعفتان را به شما نشان داده و لیستی از کلیه کارهایی که باید انجام شود را در اختیارتان قرار میدهد. همچنین چرخه عمر مشتری را هم برایتان تعیین می‌کند که پایه سیستم‌سازی راهبردی را می‌سازد. ازآنجا که برای مشخص کردن مشکلات، مسائل و واقعیت کنونی بیزنس خود وقت گذاشته‌اید، خیلی راحت‌تر خواهید توانست راه‌حل‌هایی برای بهبود شراییط کارتان و کارآمدتر کردن آن پیدا کنید.
