نظر به این که تجارت ، معاملات بزرگ و کوچکی است که همیشه تاجر انجام می دهد. لذا برای تاجر همواره ضروری است که قیمت خرید اجناس خود را بداند تا در موقع فروش منافع خود را در نظر بگیرد و چون معاملات چه در موقع خرید و چه در موقع فروش ممکن است قسمتی نسیه باشد و یا مقداری از اجناس تحویل گرفته نشده باشد به طبع هر تاجری محتاج به یادداشت اعمال خودش است و این امر تازه ای نیست بلکه لازمه کار تجارت و از ابتدائی ترین ضروریات آن است . منتهی در اثر توسعه امور تجارت تجار مجبور بوده اند هر نوع معاملات خود را اعم از نقدو نسیه ، بدهی و بستان و هم چنین اجناس خود را هر یک در تحت عنوان مخصوصی یادداشت نمایند تا هر آ« معلوم باشد دارائی آنها در چه حدود بوده و قوه خریدشان تا چه اندازه است . به این جهت از خیلی پیش دفاتر تجارتی معمول بوده است.
امروزه فن دفتر داری در اثر احتیاج به قدری ترقی کرده که رشته به خصوصی برای این موضوع ایجاد شده ، مدارس و دانشگاه های متعدد تأسیس گردیده است . و تجار مجبورند که محاسبات خود را به طور دقیق ، مرتب و منظم داشته باشند. به این جهت شرکت های تجارتی و یا بازرگانانی که توسعه عملیات آنها زیاد است ناچار هستند که شعبه مستقلی به نام حسابداری دایر کنند که بعضی از آنها دارای کارمندان متعدد هستند که عموماً اطلاعات کاملی از فن حسابداری دارند.
قوانین مالیاتی نیز با توجه به دفاتر تجار ، درآمد آنها را تشخیص می دهد و مالیات متعلقه را تعیین می نماید.
قانون تجارت به جهت نظم امور تجارتی و برای حمایت از طبقه تجار ، آنها را مکلف به داشتن دفاتری نموده تا اولاً در موقع ورشکستگی و سایر امور ، جریان روشن باشد، ثانیاً به دفاتر تجارتی اعتبار مخصوصی داده که سندیت داشته باشد زیرا خاصیت تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار می باشد و اگر هر تاجری مجبور باشد معاملات خود را در دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی ثبت نماید باعث رکود کار او خواهد بود . از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجارتی در دفاتر تجارتی به خودی خود سند محسوب شده است.
طبق ماده 6 قانون تجارت هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است 4 قسم دفتر داشته باشد:
با ملاحظه ماده مزبور معلوم می شود کسبه جزء از الزام به داشتن دفاتر تجارتی معاف هستند زیرا حقاً کفاش یا خوارو بار فروش چون معاملاتشان جزئی است احتیاجی به داشتن این قبیل دفاتر نخواهند داشت.
چون قانون کسبه جزء را هم جزء تجار دانسته منتهی آنها را از تکالیفی که یکی از آنها داشتن دفاتر تجارتی است معاف دانسته و تفکیک کسبه جزء بسته به اوضاع و احوال روز بوده از این جهت قانون تجارت طبق ماده 19 اجازه داده که وزارت دادگستری به موجب مقررات آئین نامه آنها را تشخیص دهد و همانگونه که قبلاًگفته شد کسانی که فروش سالیانه آنها صدو بیست هزار ریال یا کمتر یاشد کسبه جز محسوب شده و لزوم تجدید نظر در تشخیص کسبه جز از تجار در وزارت دادگستری ضروری است.
پیشه وران نیز از داشتن دفتر تجارتی معاف اند . پیشه ور کسی است که شخصا یا به کمک افراد خانواده خود یا با کمک چند نفر شاگرد ، استفاده از حرفه دستی معینی را به قصد انتفاع ، شغل معمولی خود قرار دهد.
