مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک
مقدمه تعریف دقیق و یکسانی از صنایع کوچک و متوسط (SME ها) وجود ندارد و معیار تعریف ارائه شده برای آنها در کشورهای مختلف، متفاوت است. طبق تعریف مرکز آمار ایران، صنایع کوچک با تعداد کارکنان کمتر از 9 نفر تعریف می شوند؛ اگرچه صنایع با تعداد کارکنان زیر 50 نفر را نیز می توان SME دانست. تعداد SME ها در مقایسه با کل صنایع درصد بالایی را تشکیل می دهد و این یکی از دلایل اهمیت آنها در اقتصاد کشورها است. برای مثال 99.8 درصد از کسب و کارهای موجود در اتحادیه اروپا و 99 درصد از کسب و کارهای فعال در امریکا و ژاپن را SME ها شامل می شوند.
نقش SME ها در اقتصاد نقش SME ها در اقتصاد در موارد زیر آشکار می شود:
1. بستری برای بروز و ظهور توانایی ها و قابلیت هایی برای راه اندازی کسب و کار و کارآفرین شدن
2. اشتغال زایی و ایجاد فرصت های شخصی
3. ایجاد نوآوری در محصولات و خدمات
4. نفوذ SME ها در بازارهای ویژه و فعالیت در نقاطی مشخص
5. SME ها پایه اقتصاد تولیدی هستند و در نقش شرکت های پیمانکار، افزایش کارایی صنایع بزرگ را موجب می شوند.
6. ایجاد رقابت سالم و جلوگیری از انحصار
ضرورت پیاده سازی و اجرای مدیریت دانش در SME ها: این موضوع از دو منظر محیط داخلی و خارجی قابل بررسی است:
از منظر محیط داخلی این است که چگونه دانش به عنوان یک منبع کلیدی و سرمایه استراتژیک می تواند در بهبود عملکرد و خلق ارزش در سازمان ها کمک کند. بعضی از مزایای مدیریت دانش عبارتند از:
بهبود در قدرت، کارایی، تصمیم گیری، یادگیری، نوآوری، پاسخگویی به مشتری و اشتراک دانش. این موضوعات درباره ی SME ها حساس¬تر می باشند زیرا این شرکت ها در شرایطی سخت و تحت فشار برای فراهم کردن راهی برای نفوذ که امری حیاتی است سرمایه دانشی خود را به خوبی مدیریت می کنند.
از منظر محیط خارجی که باید به چندین موضوع توجه کرد:
اول: وجود فشار رقابت در کسب و کارها که مطمئنا این فشار بیشتر توسط SME ها احساس می شود و SME ها با جهانی شدن، به صورت تصاعدی به رقابت در بازاری با رقابت بسیار بالا ملزم می شوند و شماری از آنها در حالی که به تمرکز بر بازارهای محلی ادامه می دهند، به نحوی فزاینده جهانی می شوند. از این منظر، یک سلاح ضروری برای بقای SME ها مدیریت دانش است.
دوم: تعداد زیادی از صنایع بزرگ در مسیر دانش محور شدن گام نهاده اند و همانند آنچه که درباره ی استاندارد های کیفیت اتفاق افتاده؛ ممکن است صنایع بزرگ خواهان پیاده سازی زیر ساخت دانشی در سیستم مدیریت SMEها، (به عنوان تامین کنندگان این صنایع) باشند.
سوم: در چشم انداز کسب و کارهای امروزی می توان شکل گیری ائتلاف ها و اتحادیه را دید، همچنین SMEها در مسیر ایجاد شبکه های رسمی و غیر رسمی با سایر شرکت ها و صنایع گام نهاده اند. SMEها به منظور توانمندسازی این شبکه ها برای موفقیت، نیازمند برخورداری از سیستم مدیریت دانش سازگار با شریکانشان می باشند.
دیدگاه دیگر از نظر محیط خارجی، تمایل SME ها به ایجاد شبکه و یا خوشه های صنعتی است که ایجاد شبکه های همکاری بین صنایع کوچک با هدف رسیدن به محصولات یا خدمات قابل رقابت را دنبال می کند.
نقاط قوت و ضعف SME ها در اجرای مدیریت دانش در این بخش نقاط قوت و ضعف SME ها با توجه به مشخصات ویژه این شرکت ها، در هر یک از فرایندهای اصلی مدیریت دانش مورد بررسی قرار می گیرید:
1. خلق و اکتساب دانش : Barchan معتقد است فرد با ترک سازمان، علاوه بر دانش خود، سرمایه های صرف شده برای پرورش و پیشرفت خود را نیز با خود می برد. همچنین Brooking اعتقاد دارد تنها 20% از دانش افراد، به منظور استفاده در سازمان به کار می روند. یکی از راه های خلق دانش یادگیری است. یادگیری سازمانی نیازمند رخ دادن در کلیه سطوح سازمان و مستلزم داشتن فرهنگ خلق دانش است که عموما در SME ها جنبه ای غیر رسمی دارد و یادگیری معمولا تصادفی است. برای مقابله با این وضعیت SMEها می توانند به کسب دانش از طریق منابع بیرونی سازمان اقدام کنند.
2. سازماندهی و ذخیر سازی دانش: هدف از سازماندهی و ذخیره دانش، قابلیت بازیابی و دسترسی افراد جهت استفاده از آنها است و شامل فرایندهایی مثل: مستندسازی، تدوین، برونی سازی، ترجمه، طبقه بندی و به روز رسانی دانش است.
SME ها برای این ذخیره سازی، نیازمند داشتن انبار دانش هستند. این انبار دانش برای آنها ظرفیت محدودی دارد؛ ضمن اینکه دانش این شرکت ها نیز از نظر ماهیت و مقدار محدود است. در این شرکت ها به دلیل وجود کارکنان کمتر و شناخت کافی آنها از یکدیگر، دانش ضمنی راحت تر سازماندهی می شود. در مقابل، سازماندهی دانش آشکار، به دلیل محدودیت منابع مالی، رسمیت سیستم ها و ... با مسائل مختلفی رو به رو است. با این حال برای ذخیره سازی دانش آشکار در SME ها می توان از IT استفاده کرد که به جلوگیری از تکرار اشتباهات و کاهش هزینه ها می انجامد.
3. انتقال و انتشار دانش فرایند پخش دانش به متقاضیان آن است. در SME ها به دلیل وجود محیط محدود و کوچک و سطح بوروکراسی پایین، ارتباطات بین افراد دو سویه است و انتشار دانش به سرعت اتفاق می افتد در حالت کلی SMEها کمک کننده به انتقال و انتشار دانش هستند ولی نقاط ضعف آنها در این زمینه عبارتند از:
• افراد به انتقال دانشی که بیانگر اهمیت آنهاست تمایلی ندارند و احتمالا به همین دلیل مدیران ترجیح می دهند بر یادگیری کارکنانشان نظارت داشته باشند تا مزیت رقابتی سازمان از دستشان خارج نشود.
• کمبود مهارت های ارتباطی و نیز تغییرات سریع در تکنولوژی ICT
4. به کارگیری دانش: این فرایند شامل عجین کردن دانش در محصولات ،خدمات و تجربیات سازمان است. کاربرد موثر دانش، مربوط به موضوعاتی مثل فهم دقیق و روشن از نقشه های سازمانی، فرصت به کارگیری دانش، احساس نیاز به به کارگیری دانش و نیز آگاهی از منابع به دست آمده از این طریق است. در SME ها، معمولا کارکنان از اهمیت نقش سازمانی خود آگاهی دارند و همدلی در آنها برای موفقیت در صحنه ی رقابتی وجود دارد. این زمینه ای برای به کارگیری دانش خود در محصولات یا خدمت می باشد. علاوه بر این تجربه و بصیرت مالک یا مدیر، نقش مهمی در فرآیند به کارگیری دانش دارد چون عموما مدیران به یادگیری از طریق عمل به تجربیاتشان معتقدند و برای دانش موجود در متون با ماهیت تئوری و غیر تجربی کمتر اهمیت قائل اند.
چارچوب پیاده سازی مدیریت دانش :
به طور کلی مدل اجرایی در رابطه با پیاده سازی مدیریت دانش در SME ها وجود ندارد. و این به دلیل تنوع کاری و ساختاری شرایط خاص و ... آنهاست. ولی می توان یک چارچوب کلی برای پیاده سازی و اجرای مدیریت دانش در SME ها پیشنهاد نمود. این چارچوب شامل :
1. نقشه ریزی دانش: ترسیم نقشه دانش ابزاری برای تجزیه و تحلیل حوزه های دانش و شناخت خصوصیات و معانی دانش تعریف شده است که در کل باعث شفافیت بخشیدن به دانش سازمانی می شود. در ساختار یک نقشه می توان: منابع، جریان ها، محدودیت ها و نقطه پایان دانش در سازمان را مشاهده و ارتبط بین آنها را درک کرد.
2. آنالیز فاصله: با استفاده از تجربه و تحلیل و ارزیابی GAPهای موجود در سطح دانش سازمان و مقایسه آن با استانداردهای ارائه شده در این زمینه می توان جایگاه واقعی دانش در سازمان را معین کرد.
3. تشخیص نیازهای دانش سازمانی: در این مرحله با توجه به اهداف سازمان در هر یک از حوزه های فعالیتی و نیز نیاز آینده سازمان به سطوح متفاوت دانش، نیاز حوزه های متفاوت به خلق، اکتساب و ... دانش تعیین می شود.
4. تدوین استراتژی مدیریت دانش: رویکردهای متفاوتی برای تدوین استراتژی مدیریت دانش در سازمان وجود دارد که هریک از طریق یک مدل کلی فرایندهای مدیریت دانش تقویت و حمایت می شوند.
این رویکردها را می توان به دو دسته زیر تقسیم کرد :
الف- رویکرد بالا به پایین: برای شناسایی تمرکز فعالیت های مدیریت دانش، جهت گیری استراتژیک کلی سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. این جهت گیری در یک سری از فعالیت ها منعکس است که برای تحقق اهداف برنامه ریزی شده اند.
ب- رویکرد پایین به بالا: تمرکز مطالعه و بررسی بر فعالیت های کارکنانی است که در فرآیندهای کلی کسب وکار درگیر هستند، یافته های این بررسی موضوعات و نیازهای پرسنل کلیدی را برجسته می نماید و سپس این نیازمندی ها در فعالیت های مدیریت دانش منعکس می گردند. هریک از این رویکردها در عمل دارای نقاط قوت ویژه ای است که یک برنامه اجرایی موفق مدیریت دانش باید شامل هر دو باشد.
الزامات تدوین استراتژی مدیریت دانش:
1- استفاده و به کارگیری ورودی های استراتژیک سازمان (نظرات مدیران ارشد سازمان، نیازهای استراتژیک کارکنان، چشم انداز استراتژیک سازمان)
2- پیشنهاد سناریوهای مختلف برای استراتژی مدیریت دانش
3- انتخاب سناریو مناسب و اجرای استراتژی منطبق با منابع و موجودی های سازمان
نتیجه گیری :
با توجه به ظهور مفاهیم مدیریت دانش و نقش بسیار مهم آن در ایجاد مزیت رقابتی و بقا در محیط پر از رقابت، صنایع کوچک و متوسط (SMEs) نیز مانند صنایع بزرگ نیازمند توجه به این امر هستند و بی تفاوتی به این مسئله مسائل و مشکلات زیادی را برای آنها ایجاد می کند. همچنین لزوم کسب دانش افراد و نیز مدیریت آن و نیز کنترل مجاری و ورودی ها و خروجی های SME ها و توجه به زیرساخت دانشی از الزامات پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان است. در این مقاله تلاش نمودیم تا ضرورت توجه به مدیریت دانش در SME ها مطرح و کارکردهای مدیریت دانش با توجه به ساختار خاص SME ها ارائه شود. در نهایت به این نتیجه رسیدیم که با توجه به تنوع کاری این صنایع ارائه یک راه حل کلی امکان پذیر نیست ولی می توان با ارئه چارچوب کلی، مسیری را فرارویSME ها قرارداد تا به اقتضای نوع کسب و کار خود به اجرای مدیریت دانش بپردازند .در این چارچوب با استفاده از الگوی تحلیل وضع موجود و شناسایی وضع بهینه، آنالیز فاصله انجام می پذیرد و با توجه به نیازهای دانشی و چشم انداز استراتژیک سازمان، استراتژی و برنامه های میان مدت و کوتاه مدت در رابطه با اجرای مدیریت دانش تعیین و در نهایت به مرحله عمل در می آید .
